- Personen, die für die täglichen Angebotsanfragen nötig sind
- 4 → 1,5
- Personen, die für die täglichen Angebotsanfragen nötig sind
- Mehr Angebote pro Vertriebsmitarbeiter und Arbeitstag
- +79 %
- Mehr Angebote pro Vertriebsmitarbeiter und Arbeitstag
- Angebote genau wie entworfen versendet, ohne eine einzige Änderung
- 52 %
- Angebote genau wie entworfen versendet, ohne eine einzige Änderung
- Entlassungen: 2 Stellen nicht nachbesetzt, 1 Mitarbeiter aus der Angebotserstellung zu Operations gewechselt
- 0
- Entlassungen: 2 Stellen nicht nachbesetzt, 1 Mitarbeiter aus der Angebotserstellung zu Operations gewechselt
- Buchhaltungszeit pro großer Rechnung, statt 2–3 Stunden
- ~6 Min.
- Buchhaltungszeit pro großer Rechnung, statt 2–3 Stunden
- Rechnungen gebucht, ohne dass jemand ein einziges Feld geändert hat
- 57 %
- Rechnungen gebucht, ohne dass jemand ein einziges Feld geändert hat
- Des Rohertrags an Überberechnungen in 3 Monaten aufgedeckt
- 1,5 %
- Des Rohertrags an Überberechnungen in 3 Monaten aufgedeckt
- Rechnungspositionen seit März automatisch ausgelesen
- 28.000+
- Rechnungspositionen seit März automatisch ausgelesen
Die meisten Speditionen wachsen, indem sie einstellen. Cargo Movers ist gewachsen, indem das Team mehr Kapazität bekam.
Cargo Movers wurde 1998 gegründet und transportiert hochwertige, sensible und zeitkritische Güter weltweit per Luft-, See- und Straßenfracht, von Lebensmitteln und Pharmazeutika bis zu Ersatzteilen für Flugzeuge und Schiffe.
Am Fachwissen hat es nie gefehlt. Die Herausforderung war die Routinearbeit drumherum: In Vertrieb, Operations und Buchhaltung lasen Mitarbeitende E-Mails, tippten Daten in Systeme und liefen Rechnungspositionen von Hand hinterher.
Das Ziel war nicht, Kosten zu senken. Es ging, wie CEO Marcel Macke sagt, darum, die Qualität zu sichern: Fachkräfte, die sich den Tag über um Kunden und Sonderfälle kümmern statt ums Abtippen. Die Frage war also einfach: Wie viel mehr schafft das Team mit weniger Routinearbeit?
Die Arbeit von 4 Personen, jetzt erledigt von 1,5
Rund 200 Angebotsanfragen erreichen Cargo Movers an jedem Arbeitstag, etwa 6.000 im Monat, und alle landen in einem gemeinsamen Vertriebspostfach. 4 Personen betreuten dieses Postfach. Jeder beantwortete rund 40 Anfragen am Tag, und das ist nah an der Grenze dessen, was ein Mensch schafft, wenn jedes Angebot von Hand erstellt wird.
nemox wurde zuerst im Vertrieb eingeführt. Die Plattform liest jede Anfrage und entwirft das Angebot, der Vertriebsmitarbeiter prüft und versendet es. Mehr als die Hälfte aller Angebote gehen genau so raus, wie sie entworfen wurden. Greift ein Mitarbeiter doch ein, korrigiert er meist nur schnell ein oder zwei Werte, am häufigsten einen Lkw-Preis oder das Sendungsvolumen.
Derselbe Vertriebsmitarbeiter, der vor nemox 32 Angebote pro Arbeitstag verschickt hat, verschickt heute 57. Das sind 79 % mehr Output am selben Arbeitstag, gezählt auf beiden Seiten: im alten Angebotssystem im Herbst 2025 und in nemox im August 2026.
Heute kümmern sich 1,5 Personen um die Angebotserstellung. Cargo Movers hat 2 Stellen nicht nachbesetzt, und 1 Mitarbeiter aus der Angebotserstellung ist zu Operations gewechselt. Entlassen wurde niemand. Nach Marcel Mackes eigener Schätzung decken allein die im Vertrieb eingesparten Gehälter die Kosten von nemox fast 4-fach.
79 % mehr Angebote pro Person können dasselbe Geschäft mit weniger Personal bedeuten oder mehr Geschäft mit demselben Team. Cargo Movers hat sich für das Erste entschieden. Ein Team, das seine Größe beibehält, würde bei der bisherigen Abschlussquote und dem bisherigen Sendungswert von Cargo Movers rund 800 zusätzliche Sendungen pro Vertriebsmitarbeiter und Jahr gewinnen.
- 4 Personen im Vertriebspostfach
- Für jedes Angebot raus aus Outlook
- Jedes Angebot von Hand erstellt
- 1,5 Personen
- Angebote erstellen und versenden, ohne Outlook zu verlassen
- 52 % der Angebote ohne eine einzige Änderung versendet
Rechnungsprüfung ohne Abtippen
Dasselbe Muster zeigte sich in der Buchhaltung. Die Rechnungsprüfung war ein vollständig manueller Prozess. Große Lieferantenrechnungen können mehr als hundert Positionen umfassen, und die Mitarbeitenden mussten jede Position finden, markieren, dem richtigen Kollegen zuweisen und den Überblick behalten, oft mit einer parallel geöffneten Tabelle. Inklusive Prüfung und Buchung konnte eine große Rechnung 2–3 Stunden dauern.
Heute werden eingehende Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach in nemox übernommen. Die Plattform liest Positionen, Beträge und Containernummern aus und weist jede Position dem zuständigen Mitarbeiter zu. Die Prüfer erhalten eine Benachrichtigung und bestätigen ihre Positionen. Sobald alle Positionen bestätigt sind, ist die Rechnung buchungsbereit.
Rund 60 Rechnungen pro Arbeitstag laufen inzwischen an den Standorten Bremen, Frankfurt und Rotterdam über nemox. Seit März hat die Plattform mehr als 28.000 Positionen ausgelesen und mehr als 20.000 davon automatisch dem zuständigen Kollegen zugewiesen. Weil jede Zeile mit der Rückstellung für ihre Sendung abgeglichen wird, hat die Plattform außerdem Überberechnungen in Höhe von 1,5 % des Rohertrags aufgedeckt: 476 Positionen in 3 Monaten, die über den erwarteten Kosten abgerechnet wurden. 57 % der Rechnungen werden gebucht, ohne dass jemand ein einziges Feld ändert. Große Rechnungen, die früher 2–3 Stunden gedauert haben, kosten die Buchhaltung heute etwa 6 Minuten.
Der größte verbleibende Engpass ist nicht das Lesen der Rechnungen. Er liegt davor, noch bevor die Rechnung eintrifft: Entweder hat Operations die Rückstellung für die Sendung nicht erfasst, sodass es nichts gibt, womit sich die Rechnung abgleichen lässt, oder der Lieferant hat die falschen Kosten berechnet. Im August gingen 27 % der Rechnungen für Sendungen ein, für die keine Rückstellung im System stand.
„Früher habe ich ununterbrochen getippt. Jetzt tippe ich kaum noch.“
- 2–3 Stunden pro großer Rechnung
- Jede Rechnungsposition von Hand eingetippt
- Überberechnungen in Hunderten von Zeilen kaum zu erkennen
- Nebenher eine Tabelle, um den Überblick zu behalten
- ~6 Minuten Buchhaltungszeit pro großer Rechnung
- 28.000+ Rechnungspositionen seit März automatisch ausgelesen
- Überberechnungen in Höhe von 1,5 % des Rohertrags aufgedeckt
- 57 % der Rechnungen ohne eine einzige Änderung gebucht
„Uns geht es nicht
ums Sparen, sondern
um die Qualität.“
Was würde Ihr Team mit
79 % mehr Kapazität anfangen?
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